Les 5 meilleures raisons de remplacer votre solution de formulaires IBM i

Vos applications développées à l’interne, vos systèmes ERP existants et même votre outil Query/400 si fiables demeurent une partie essentielle de vos systèmes et processus métiers. Les factures, les bons de commande, les étiquettes et les chèques générés par ces solutions deviennent le « visage » de votre entreprise et revêtent une importance capitale, non seulement parce qu’ils se retrouvent dans les mains des clients, mais aussi parce qu’ils sont directement liés aux activités générant des revenus. Vous voulez vous assurer que ces documents reflètent la marque de l'entreprise.

Malheureusement, la plupart des documents générés par IBM i ne sont pas faciles à lire ni à modifier. Et la plupart des entreprises sur l’IBM i ont toujours besoin d’un développeur RPG pour concevoir les formulaires et les revêtements de documents commerciaux.

De nombreuses entreprises se sentent coincées dans les processus actuels et pensent qu’elles sont incapables d’allouer le temps et les ressources nécessaires au changement. Peu d'entreprises se rendent compte à quel point leur statu quo leur coûte du temps, de l'argent et la satisfaction de leurs clients. La plupart de ces boutiques IBM i sont actuellement confrontées à des technologies plus anciennes qui tirent potentiellement à leur fin, telles que AFP Utilities d’IBM.

En tant que développeur RPG et suite à plus de 30 ans d'expérience en codage, je peux vous confirmer que trouver une solution simple et rapide pour concevoir, mettre à jour ou créer des documents commerciaux provenant de votre IBM i peut s'avérer difficile. Mais cela doit être fait.

Dans ce blogue, je vais aborder les cinq principales raisons de remplacer et de moderniser votre solution de formulaires IBM i. Si vos documents destinés aux clients ne vous paraissent ni professionnels ni « jolis » à l’époque actuelle, cela en dit long sur votre entreprise et peut vous faire paraître paresseux, peu professionnel ou même négligé.

« Votre marque personnelle est une promesse faite à vos clients... Une promesse de qualité, de cohérence, de compétence et de fiabilité. » - Jason Hartman, auteur de Devenez la marque de choix

Première raison : améliorer le service à la clientèle

C’est sans aucun doute le facteur le plus important à prendre en compte : vous souhaitez que les documents destinés au client soient faciles à lire en améliorant les styles de police, les logos et les signatures.

La modernisation de votre solution de formulaires signifie que vous pouvez transmettre électroniquement des documents qui seraient normalement imprimés. Pourquoi attendre que vos clients reçoivent des factures imprimées qui prennent des jours, voire des semaines par la poste ? En cette ère numérique, vos clients devraient recevoir leurs factures sous forme de pièce jointe à un courriel en format PDF en quelques minutes.

Pourquoi ne pas archiver des documents dans un fichier PDF afin que les représentants du service à la clientèle puissent accéder aux documents manquants ou perdus à l'avenir sans avoir à réimprimer ou à reproduire via le progiciel ERP ? Formtastic peut être intégré à un portail Web sécurisé appelé Nexus que vous pouvez également personnaliser, créant ainsi une page Web conviviale et attrayante à laquelle vos clients et le personnel peuvent accéder en tout temps.

L'ajout d'éléments tels que des codes à barres et des graphiques de produits contribue également grandement à améliorer l'expérience client.

Deuxième raison : alléger le fardeau informatique

Les modifications apportées aux formulaires, étiquettes et autres incombent presque toujours le département des TI, et la plupart du temps, le service informatique enregistre déjà un arriéré important de demandes. Ainsi, une simple modification de votre formulaire, telle que l'ajout d'une colonne ou la modification du texte de l'en-tête, peut prendre des semaines, voire des mois.

Ce que je trouve tellement plus cohérent, systématique et productif, c'est qu'avec une solution de formulaire électronique, vous pouvez modifier les formulaires sans modifier les rapports ou les applications d'origine. Vous pouvez automatiser la distribution pour réduire le fardeau informatique. Vous pouvez également définir la mise en page et ajouter des éléments graphiques… vous-même, facilement.

Avec une solution telle que Formtastic, il n'est pas nécessaire d'avoir une demande auprès du support TI pour les changements de programmation, car la plupart ou tous les changements peuvent être effectués à partir de la solution : elle s'exécute dans son propre environnement (ou sous-système, si vous voulez). Par conséquent, il n'est pas nécessaire de modifier la configuration si votre ERP ou d'autres systèmes changent.

Troisième raison : réduire les coûts d'impression et de distribution

L'un de vos principaux objectifs, en termes de processus, devrait être de passer au numérique, sans papier. Pourquoi ? Non seulement pour des raisons pratiques (et environnementales), mais aussi pour économiser de l'argent sur l'impression, les frais d’envoi et la main-d'œuvre.

Les entreprises IBM i utilisent souvent du papier pré-imprimé avec en-tête personalisé, qui coûte entre 0,05 et 0,20$ ou plus par page. Ceci s’applique également au piles de chèques pré-imprimées, qui sont à la fois plus coûteux et moins sécuritaires que l’utilisation de chèques en blanc. Ne parlons même pas des modifications du design, car elles vous obligent à détruire des piles de documents pré-imprimés dès qu’une seule modification est apportée à la présentation, aux logos ou au contenu.

La direction que vous devez prendre ? Les courriels, la télécopie ou les fichiers PDF pouvant être facilement archivés.

Quatrième raison : tirer profit des technologies existantes à long terme

Cela fait des années, voire des décennies, que vous personnalisez probablement vos applications IBM i principales pour répondre à l'évolution des besoins de votre entreprise. Je comprends certainement à quel point cela devient complexe, lorsque les besoins de l’entreprises dépassent la capacité de vos applications génératrices de documents.

Par conséquent, un moyen d’ajustement sûr (probablement le plus sûr) et le plus rentable consiste à exploiter vos applications IBM i existantes avec une solution de formulaires électroniques moderne, que vous pouvez bien contrôler.

Tirez profit de ce que vous avez ! Ne laissez pas le nouveau chef des services technologiques remplacer l’application génératrice de factures exécutée sur l’IBM i en raison de factures semblant périmées, envoyées physiquement aux clients tous les mois. Avec une solution de modernisation des documents, vous conservez vos applications existantes tout en modernisant la conception de la documentation, en étendant les capacités de distribution. Vous pouvez améliorer l'apparence de vos formulaires, automatiser la distribution et fournir facilement un accès Web et mobile.

Avec l'annonce d’IBM de la suppression des utilitaires AFP à partir de la version IBM i 7.3, de nombreux clients s'inquiètent de la prise en charge future de AFP. Si vous utilisez actuellement AFP ou si vous possédez une solution de formulaires électroniques aux fonctionnalités limitées, vous pourrez peut-être utiliser une solution moderne plus rapidement que vous ne le pensiez.

Voici à quoi peut ressembler un formulaire avec une mise à niveau rapide de Formtastic :

Cinquième raison : améliorer la valeur de votre marque

L’amélioration de l'apparence de vos documents rendra votre organisation beaucoup plus professionnelle, et cela commence par l'apparence ! J'aime toujours dire : vous n'êtes limité que par les limites de votre propre créativité.

La possibilité de créer des formulaires uniques et attrayants pouvant être imprimés, envoyés par courrier électronique, par télécopie ou archivés – le tout est faisable à partir de Formtastic, et aucun codage n’est requis.

Et une fois que les clients et les partenaires reconnaissent votre marque comme étant à jour, moderne et d’apparence professionnelle, ce qui est essentiel pour instaurer la confiance, ils pourront être disposés à payer un prix plus élevé pour le même produit. Ainsi, bien que difficilement quantifiable, la valeur de la marque est importante… et cela commence par l’impression que vous donnez à travers vos documents visuels et votre image de marque.

Pour en savoir plus sur la façon dont Formtastic peut moderniser votre solution de formulaires, visitez la page Formtastic ici. Vous pouvez également savoir combien Formtastic peut vous faire économiser en téléchargeant notre calculateur de retour sur investissement Formtastic ici.

N'oubliez pas que vous n'avez qu'une seule chance de faire une première bonne impression.